Tietoa tilojen käyttäjille

1. Asiakastyytyväisyyskysely

Seuraamme asiakastyytyväisyyttä kerran vuodessa tehtävällä asiakastyytyväisyyskyselyllä, joka toteutetaan puhelinhaastatteluna yhteistyökumppanimme toimesta. Kyselyllä keräämme tietoa asiakkaidemme tyytyväisyydestä vuokraamaansa tilaan, vuokranantajaan sekä kiinteistön palveluntuottajiin. Vastauksia tarkastelemme niin kiinteistö kuin asiakaskohtaisesti. Kaikki palaute on tervetullutta myös muulloin. Helpoiten palautetta voi antaa sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu(at)ivgpolar.fi.

2. Jätehuolto

Kiinteistön omistaja järjestää kiinteistössä jätteille lajittelumahdollisuuden ja vastaa jätteiden poiskuljetuksesta. Tuotannollisesta jätteestä vastaa vuokralainen. Jätteiden lajitteluohjeet löytyvät jätehuoneesta. Toimitamme vuokralaiselle lajitteluohjeet sähköpostitse vuokrasopimuksen alkaessa.

3. Kiinteistöhuolto ja vikailmoitukset

Vikailmoitukset tehdään ensisijaisesti kiinteistöjen huoltoliikkeille. Yhteystiedot löytyvät kiinteistön ilmoitustauluilta ja kiinteistökohtaisista kiinteistöoppaista. Helpoiten vikailmoituksen voi jättää JULMO-palvelun kautta, joka on käytössä kaikilla päätelaitteilla 24/7. Jätetystä ilmoituksesta tulee sähköpostiin seurantalinkki, jonka avulla voi reaaliaikaisesti seurata ilmoituksen käsittelyä. Kun palveluntuottaja on kirjannut ilmoituksen valmiiksi, tulee siitä erillinen kuittausviesti. JULMO-palvelu löytyy linkistä: https://fimx.fi/julmo.

JULMO-palvelun avulla varmistetaan, että ilmoitus tavoittaa mahdollisimman nopeasti oikean henkilön ja hoitotoimenpiteet saadaan tehokkaasti aloitettua.

Jokaiselle kiinteistölle on nimetty kiinteistöpäällikkö, joka vastaa kiinteistön hoitoon ja ylläpitoon liittyvistä asioista kokonaisuutena.

Kiinteistöhuoltoliikkeet tekevät vuokralaisille erillisellä veloituksella mm. lamppujen vaihtoa yms. pientöitä. Tilaukset tehdään suoraan kiinteistöhuoltoliikkeelle.

4. Kiinteistöopas

Kiinteistöistämme on koottu kiinteistökohtaiset kiinteistöoppaat, joiden tehtävänä on antaa vastauksia kiinteistöön liittyviin käytännön kysymyksiin ja näin helpottaa vuokralaistemme toimintaa kiinteistöissämme. Toimitamme kiinteistöoppaan vuokralaiselle sähköpostitse vuokrasopimuksen alkaessa sekä oppaiden päivitysten yhteydessä. Kiinteistöoppaan voi myös tilata sähköpostitse osoitteesta asiakaspalvelu(at)ivgpolar.fi.

5. Korjaus- ja muutostyöt vuokratussa toimitilassa

Korjaus- ja muutostöiden osalta kiinteistössä sovelletaan Suomen kiinteistöliiton laatiman liikekiinteistön vastuunjakotaulukon periaatteita. Osakkeenomistaja ja vuokralainen pitävät kunnossa hallinnassaan olevat tilat.

Mikäli vuokralaiselle tulee tarve teettää hallitsemissaan tiloissa kiinteiden rakenteiden, LVI- tai sähköjärjestelmien (myös heikkovirtajärjestelmät kuten puhelin-, antenni-, kulunvalvonta-, rikosilmoitusjärjestelmät jne.) muutoksia, tulee niistä ilmoittaa vuokranantajalle. Jotta ei tehtäisi virheellisiä investointeja, tulee vuokralaisen toimittaa ennen töihin ryhtymistä muutostöistä suunnitelma, josta ilmenee tehtävät seinä-, sekä LVIS-muutokset. Ilmanvaihdon riittävyys tulee erityisesti tarkistaa tilojen käyttötarkoitusta muutettaessa (uudet neuvottelutilat yms.). Tarvittaessa tulee käyttää päteviä suunnittelijoita.

Suunnitelmat tarvitaan myös kiinteistön huoltokirjaa varten, jotta kiinteistön korjaushistoria saadaan dokumentoitua. Muutos- ja korjausmerkinnät päivitetään vuokranantajan hallussa olevaan piirustussarjaan.

6. Kulkukortit ja avaimet

Kaikissa kulkukortteihin ja avaimiin liittyvissä asioissa voitte ottaa yhteyttä Newsec Asset Management Oy:hyn, kiinteistöassistentti Emilia Minkkiseen, emilia.minkkinen(at)newsec.fi tai kiinteistöpäällikkö Taina Koskiseen, taina.koskinen(at)newsec.fi.

Kulkukortti- ja avaintilaukset on tehtävä kirjallisesti sähköpostilla.

Lisäkorteista ja kadonneesta kulkukortista veloitetaan hankintahinta + voimassa oleva alv, myös lisäavaimet vuokralainen maksaa itse. Kadonneesta kulkukortista on välittömästi ilmoitettava kiinteistönhoitajalle, jotta kortti saadaan mitätöityä. Kadonneesta avaimesta on ilmoitettava välittömästi lukkoliikkeeseen, jonka yhteystiedot löytyvät kiinteistöoppaasta. Kadonneesta avaimesta johtuvat sarjoitusmuutostyöt teetetään ko. vuokralaisen laskuun.

Vuokralaiset vastaavat itse toimistohuoneiden ovien lukituksesta sekä mahdollisesta työajanseurannasta.

7. Sähkönjakelu

Sähkönjakelu sovitaan vuokrasopimuksessa tilakohtaisesti. Vaihtoehtoina ovat: asiakas tekee suoran sähkösopimuksen sähköntoimittajan kanssa, kiinteistö laskuttaa sähkön alamittarilukeman perusteella tai kiinteistö laskuttaa sähkön neliöperusteisesti x eur/m²/kk + alv.

8. Vakuus

Vakuuden toimittaminen

Vuokravakuudeksi käy pankkitalletus tai pankkitakaus kuittaamattomuustodistuksella. Vakuus on kolmen kuukauden arvonlisäverollinen vuokra. Vakuuden voi toimittaa IVG Polarille pankin kautta, postitse tai tuomalla sen toimistollemme.

Vakuuden palauttaminen

IVG Polar palauttaa vakuuden, kun vuokrasopimus on päättynyt, tilan kaikki avaimet on palautettu ja tilassa on suoritettu luovutuskatselmus yhdessä vuokranantajan edustajan kanssa. Vakuuden palautuksen edellytyksenä on, että sopimuksen mukaiset velvoitteet on hoidettu sovitulla tavalla.

9. Vakuutukset

Kiinteistön omistaja on vakuuttanut kiinteistön mahdollisesti sattuvien vahinkojen varalta. Kiinteistön vakuutus ei kuitenkaan korvaa mahdollisesti vuokralaisten irtaimistolle tai liiketoiminnalle aiheuttamaa vahinkoa, joten vuokralaisen on huolehdittava siitä, että oman yrityksen vakuutusturva on tältä osin kunnossa.

10. Valomainokset ja opasteet

Valomainosten asentamiselle tarvitaan kiinteistön omistajan lupa sekä rakennuslupa. Osassa kiinteistöjämme on yleislupa, jota voi tiedustella kiinteistöstä vastaavalta kiinteistöpäälliköltä. Mikäli kiinteistön valomainoksille ei ole yleislupaa, hakee vuokralainen rakennusluvan kustannuksellaan. Luvan myöntämisen edellytyksenä on kummassakin tapauksessa kiinteistön omistajalle esitetty valomainossuunnitelma, joka toimitetaan kiinteistöstä vastaavalle kiinteistöpäällikölle.

Julkisivuihin kiinnitetyt valomainokset ovat yritysten omaisuutta eli mainosten omistajat ovat itse vastuussa valojen asennuksista, sähköstä, kunnossapidosta ja poistamisesta.

Kiinteistöjen opastauluissa ja autopaikkamerkinnöissä noudatetaan yhtenäistä linjaa (fontti, väri ja koko). Vuokranantaja kustantaa opastaulutekstin ja autopaikkamerkinnät vuokrasopimuksen alkaessa. Myöhemmin tehtävistä muutoksista opasteteksteissä vastaa vuokralainen. Opasteiden muutostilaukset sähköpostitse osoitteeseen emilia.minkkinen(at)newsec.fi.

11. Vartionti ja turvallisuus

Kaikissa kiinteistöissämme on piirivartiointi, joka käsittää kiinteistön ulko- ja kerrosovet. Hätätapauksia varten olemme laatineet kaikkiin kiinteistöihimme Pelastuslain 468/2003 ja Valtioneuvoston asetuksen 787/2003 mukaisen pelastussuunnitelman. Pelastussuunnitelmasta löytyy mm. toimintaohjeistus erilaisiin vaaratilanteisiin.

Vuokralainen vastaa omien tilojensa mahdollisesta murtohälytyslaitteiston asentamisesta.

12. Vesi

Veden kulutusta ei mitata vuokralaisittain, muutamia tiloja lukuun ottamatta. Jos havaitsette vuotoja vesikalusteissa, ilmoittakaa siitä kiinteistöhuoltoliikkeelle. Mikäli vuokralainen asentaa vesilauhdutteisia jäähdytyslaitteita, ne mittaroidaan ja vesi laskutetaan kiinteistön puolesta 4 kertaa vuodessa.

13. Vuokralaispalaverit

Järjestämme säännöllisesti kiinteistökohtaisia vuokralaispalavereja, joissa vuokralaisillamme on mahdollisuus saada tietoa kiinteistöä koskevista ajankohtaisista asioista, esittää parannusehdotuksia ja antaa palautetta. Vuokralaispalavereihin osallistuvat vuokranantajan edustajien ja vuokralaisten lisäksi myös kiinteistöhuollon ja siivouksen edustajat. Näin yhteydenpito vuokralaisten ja päivittäisten kiinteistöpalvelujen tarjoajien välillä helpottuu ja palaute saadaan kulkemaan suoraan oikeille henkilöille, ilman välikäsiä. Käsittelemme vuokralaispalavereissa esille tulleet asiat läpi ja niiden avulla kehitämme toimintaamme, tilojamme sekä yhteistyötä palveluntoimittajiemme kanssa.

14. Vuokranmaksupankkisiirrot

Vuokranmaksupankkisiirrot toimitetaan vuokrasopimuksen alkaessa ja sen jälkeen puolen vuoden välein joulu- ja kesäkuussa. Mikäli ette ole saanut pankkisiirtoja, otattehan yhteyttä kirjanpitäjään. Sähköinen laskutus ei tällä hetkellä ole mahdollista.

15. Vuokratun tilan käyttöönotto ja luovutus

Vuokrasopimuksen alkaessa ja päättyessä vuokratuissa toimitiloissa tehdään tilakatselmus yhdessä vuokralaisen ja vuokranantajan edustajan kanssa. Katselmuksesta täytetään tilan käyttöönotto/luovutuslomake.

16. Vuokrasopimuksen päättäminen

Vuokrasopimuksen irtisanominen on tehtävä kirjallisesti esim. sähköpostilla kohteen vuokrauksesta vastaavalle henkilölle. Irtisanomisaika lasketaan sen kalenterikuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana irtisanominen on tehty.

17. Yhteyshenkilöt

Jokaiselle kiinteistölle on nimetty yhteyshenkilöt, joiden yhteystiedot löytyvät kiinteistöoppaasta sekä kiinteistöjemme ilmoitustauluilta. IVG Polar Oy:n yhteyshenkilöiden tiedot löytyvät myös kotisivuiltamme kohdasta IVG Polar Oy - yhteystiedot.